Vertaling voor de IND: wat de IND eist en hoe u het regelt

Een vertaling voor de IND is een officiële vertaling van een buitenlands document, zoals een geboorteakte of huwelijksakte, in een taal die de IND accepteert. U heeft die nodig zodra een document dat u bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) inlevert in een andere taal is opgesteld. Vaak komt dat op een moment waarop er al genoeg speelt. Een aanvraag voor een verblijfsvergunning, gezinshereniging of naturalisatie brengt formulieren, termijnen en de nodige spanning met zich mee, en dan wilt u niet dat een vertaling de zaak ophoudt. Deze pagina zet op een rij welke talen de IND accepteert, wie de vertaling mag maken en waar u op let als uw document ook gelegaliseerd moet worden.

 

Welke vertaling accepteert de IND?

De IND accepteert documenten in het Nederlands, Engels, Frans en Duits. Is uw document in een andere taal opgesteld, bijvoorbeeld in het Arabisch, Turks of Tigrinya, dan laat u het vertalen naar een van die vier talen. De IND legt dat zelf uit op de pagina Legaliseren en vertalen documenten, die voor het laatst is bijgewerkt in februari 2025.

 

U zou verwachten dat het een Nederlandse vertaling moet zijn, maar dat hoeft dus niet. Die ruimte kan u werk besparen als u hetzelfde document ook in een ander land nodig heeft, bijvoorbeeld omdat u daar familie heeft of er later wilt werken: één Engelse vertaling kan dan op meer plekken dienst doen. Of dat andere land een Engelse vertaling ook aanvaardt, hangt wel af van de regels die daar gelden.

 

Wie mag een vertaling voor de IND maken?

Laat u uw document in Nederland vertalen, dan moet de vertaler volgens de IND beëdigd zijn door een Nederlandse rechtbank. Zo’n vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) en voldoet daarmee aan de eisen die de wet aan beëdigde vertalers stelt. Met een verklaring, een stempel en een handtekening op de vertaling staat de vertaler er persoonlijk voor in dat de vertaling overeenkomt met het origineel.

 

Bij SIGV Coöperatie hoeft u dat niet zelf uit te zoeken. Iedere beëdigd vertaler die voor ons werkt, staat in het Rbtv. U weet dus vooraf dat uw vertaling voldoet aan wat de IND van een vertaling uit Nederland vraagt, en u hoeft zelf niet in registers te zoeken of na te gaan wie er bevoegd is.

 

Een vertaling die u zelf maakt, of die een familielid of een vertaalapp voor u maakt, voldoet daarom niet, hoe goed de inhoud ook klopt. Dat voelt misschien vreemd als uw neef of zus beide talen vloeiend spreekt. De IND kijkt alleen niet naar taalvaardigheid, maar naar zekerheid: iemand met een officiële bevoegdheid moet de verantwoordelijkheid nemen voor wat er in de vertaling staat.

 

Vertaling in Nederland of in het buitenland?

Uw document laten vertalen kan in Nederland, maar ook in het land waar het is afgegeven. Beide routes zijn toegestaan, alleen verschilt het aantal stappen. Bij een vertaling uit het buitenland moet u volgens de IND meestal zowel het document als de vertaling laten legaliseren, en dat betekent extra instanties en vaak ook extra wachttijd.

 

	Vertaling in Nederland	Vertaling in het buitenland
Wie vertaalt	Een vertaler die door een Nederlandse rechtbank is beëdigd en in het Rbtv staat	Een vertaler in het land van afgifte
Legalisatie van de vertaling	De IND noemt hiervoor geen aparte eis	Meestal verplicht, samen met het document zelf
Wat u zelf regelt	Het originele document aanleveren	Vertaler zoeken, vertaling en document laten legaliseren

 

Woont u al in Nederland, dan is een beëdigd vertaler hier meestal de eenvoudigste keuze. U kunt makkelijk contact opnemen als er iets onduidelijk is in uw document, u houdt zelf overzicht over de planning, en de vertaling hoeft voor de IND niet nog eens langs een buitenlandse instantie.

 

Moet uw document ook gelegaliseerd worden?

Naast een vertaling kan de IND vragen om legalisatie van het originele document. Legaliseren is, in de woorden van de IND, het geschikt maken van een officieel document voor gebruik in een ander land. Een bevoegde instantie controleert daarbij of het document echt afkomstig is van de organisatie die erop staat, zodat de IND kan vertrouwen op wat erin staat. De IND legaliseert zelf geen documenten; dat gebeurt in of via het land waar het document vandaan komt.

 

Hoe legaliseren precies verloopt, hangt af van het land. Landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag werken met een apostille: een verkorte vorm van legaliseren, waarbij een autoriteit in het land van afgifte één stempel of sticker op het document zet. Doet een land niet mee aan dat verdrag, dan verloopt de legalisatie in twee stappen, eerst bij een instantie in dat land zelf en daarna bij de Nederlandse vertegenwoordiging.

 

Voor documenten uit een ander EU-land ligt het vaak eenvoudiger. Een EU-verordening regelt dat openbare documenten, zoals een geboorteakte, zonder legalisatie in andere EU-landen gebruikt mogen worden. Twijfelt u wat er voor uw document geldt, vraag het ons dan gerust. Wij adviseren ook bij documenten vertalen en legaliseren, zodat u niet op het laatste moment ontdekt dat er nog een stempel ontbreekt.

 

Welke documenten laat u vaak vertalen voor de IND?

Welke documenten de IND van u vraagt, hangt af van uw aanvraag. Bij verblijf, gezinshereniging of naturalisatie gaat het vaak om akten uit de burgerlijke stand: een geboorteakte, een huwelijksakte, een ongehuwdverklaring of een overlijdensakte. Juist bij deze documenten luistert de vertaling nauw. Bij het geboorteakte vertalen moet elke naam, datum en plaatsnaam precies overeenkomen met het origineel, want een kleine afwijking kan bij de beoordeling van uw aanvraag vragen oproepen.

 

Ook de leeftijd van een document speelt soms mee. Bij een geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte kijkt de IND meestal niet naar de datum van afgifte. Een ongehuwdverklaring accepteert de IND daarentegen alleen als die niet ouder is dan zes maanden. Wacht u nog op andere papieren, laat die verklaring dan als laatste vertalen, zodat hij niet verloopt terwijl de rest van uw aanvraag nog niet rond is.

 

Bent u in het buitenland getrouwd, dan heeft u nog een andere mogelijkheid. U kunt uw huwelijk laten inschrijven bij de gemeente Den Haag en krijgt dan een Nederlandse huwelijksakte, die niet vertaald hoeft te worden. Wilt u liever uw eigen buitenlandse akte gebruiken, bijvoorbeeld omdat u die ook elders nodig heeft, dan ligt een vertaling van die akte door een beëdigd vertaler meer voor de hand.

 

In vier stappen een vertaling voor de IND regelen

Een vertaling voor de IND regelt u het makkelijkst in een vaste volgorde. Zo voorkomt u dat er halverwege iets opnieuw moet omdat een stap is overgeslagen.

 

1. Controleer de taal. Is uw document in het Nederlands, Engels, Frans of Duits opgesteld, dan heeft u geen vertaling nodig en kunt u het zo meesturen.
2. Ga na of legalisatie nodig is. Of uw document een apostille of legalisatie nodig heeft, hangt af van het land van afgifte. Weet u het niet zeker, dan denken wij met u mee.
3. Laat het document vertalen. Kies een beëdigd vertaler in Nederland, of laat het in het land van afgifte vertalen en daar ook de vertaling legaliseren.
4. Voeg alles toe aan uw aanvraag. Stuur het document en de vertaling mee met uw aanvraag bij de IND, en bewaar zelf een kopie voor het geval u later nog iets moet aanvullen.

 

Beëdigde vertaling voor de IND via SIGV Coöperatie

SIGV Coöperatie is een coöperatie van tolken en vertalers. Er zit geen bemiddelingsbureau tussen u en de vertaler, dus u betaalt niet voor de overhead en winst van een tussenpartij, alleen voor het werk zelf. Dat houdt de lijnen kort: uw vragen komen direct terecht bij de mensen die uw document vertalen.

 

Onze beëdigde vertalers staan allemaal in het Rbtv en werken dagelijks met officiële documenten voor Nederlandse instanties. Onze tolken en vertalers hebben ervaring bij onder meer de IND, de Vreemdelingendienst en de rechtbanken, en weten dus hoe zo’n procedure verloopt. Uw beëdigde vertaling ontvangt u per aangetekende post, met de stempel en handtekening van de vertaler erop, klaar om mee te sturen met uw aanvraag.

 

SIGV Coöperatie werkt in vrijwel alle talen, van Abkhazisch tot Zweeds. Als vertaalbureau kijken wij ook bij minder gangbare talen welke beëdigd vertaler het beste past bij uw taal en uw soort document.

 

Soms blijft het niet bij papier. Heeft u voor een gesprek, bijvoorbeeld met uw advocaat, iemand nodig die voor u tolkt, dan kunt u bij ons ook een tolk inhuren.

 

Heeft u een vertaling voor de IND nodig? Vraag uw offerte aan.