Hoe notuleer ik in het Engels tijdens vergaderingen?

Heeft u binnenkort een vergadering waarvoor u notulen in het Engels moet opschrijven? De notulen vormen een belangrijk element voor bedrijven, en dienen daardoor aan bepaalde voorwaarden te voldoen. Hoe zorgt u dat u op een snelle, doeltreffende en gestructureerde wijze de notulen in het Engels opstelt? Vertaalbureau SIGV Coöperatie geeft u advies van deskundige Engelse notulisten.

Wat houden de notulen van een vergadering precies in?

De notulen bij een vergadering geven de verschillende meningen, ideeën en opvattingen van een vergadering weer. Alle gedachtes van de deelnemers en de belangrijkste beslissingen worden in deze samenvatting beschreven. De belangrijkste doelstelling van de notulen is dat er een duidelijk en transparant verslag is van wat er exact tijdens de vergadering is besproken. Zo beschikt iedere deelnemer aan de vergadering over een heldere samenvatting met de genomen besluiten, zodat iedereen op de hoogte is van zijn taken en doelen. Ook voor degene die niet bij de vergadering aanwezig kon zijn, is aan de hand van de notulen duidelijk wat de agendapunten waren en wat zijn of haar rol bij de doelstellingen is. Notulen dienen ook om misverstanden of verwarring te voorkomen, die op een of andere wijze voor een conflict kunnen zorgen. Verder kunnen bepaalde instanties de notulen van een vergadering opvragen in verband met een juridisch conflict. Notulen worden standaard opgesteld bij een algemene vergadering van de raad van bestuur of een ondernemingsraad. Ook kunnen notulen de ideale aanvulling zijn op het moment dat een actieplan moet worden vastgesteld, zoals bij de start van een beginnend project of een evaluatie.

Wie maakt de notulen in het Engels bij een vergadering?

In de meeste gevallen is een van de deelnemers degene die ook de notulist is. Verder kan een speciale externe dienstverlener of secretaresse de taak van notulist in het Engels op zich nemen. Deze persoon krijgt bij de start van de vergadering duidelijk te horen dat hij of zij verantwoordelijk is voor deze taak bij de vergadering.

Welke elementen moeten bij de notulen van de vergadering worden opgenomen?

Bij het maken van notulen in het Engels tijdens een vergadering dient u de volgende onderdelen mee te nemen:

• de verschillende namen van de deelnemers aan de meeting. Ook geeft u hierbij de afwezigen weer die op de vergadering hadden moeten zijn. Handig is het om hierbij de uiteenlopende functies van de deelnemers te vermelden
• de naam van de notulist tijdens de vergadering
• de name van degenen die de notulen van de vergadering ontvangen
• de locatie en datum van de vergadering
• de agendapunten van de meeting
• een samenvatting van de opvattingen tijdens de vergadering
• de besluiten en maatregelen die zijn genomen met daarbij de datum waarop het doel moet zijn voltooid
• het plan van aanpak

Zodra de notulen in het Engels zijn vastgelegd, dient iedere deelnemer de tekst goed te keuren. Als iemand de tekst heeft opgesteld zonder kennis van het Engels als moedertaal, is het een aanrader om de tekst door een ervaren native speaker te laten controleren.

Adviezen bij notulen in het Engels

Als het gaat om het opstellen van notulen in het Engels, zijn er een aantal tips die de aantekeningen leesbaar houden:

• Neem spreektaal en informele opmerkingen in de Engelse notulen achterwege. Als notulist is kennis van zakelijk Engels dan ook een must
• Houd een duidelijke structuur aan bij het notuleren in het Engels. Maak gebruik van een kop, titels met de agendapunten en subtitels.
• Verwijder onbelangrijke elementen tijdens de vergadering, zoals uitweidingen en onafgemaakte vergaderpunten
• Stel de notulen in het Engels zorgvuldig op. Let daarbij op grammatica, spelling en zinsbouw in het Engels
• Maak de notulen in het Engels vlak na de vergadering, zodat de gespreksonderwerpen nog goed te herinneren zijn
• Zorg voor een neutrale en feitelijke weergave van de notulen in het Engels

Wie kan de notulen in het Engels opstellen?

Het notuleren van een vergadering is op zichzelf al lastig genoeg. Ook het Engels maakt het notuleren niet eenvoudiger. Bij het opstellen van de notulen in het Engels moet de notulist niet alleen nauwkeurig te werk gaan, maar ook de juiste terminologie toepassen. Het geheel moet consistent en formeel zijn, waardoor het voor alle deelnemers goed te begrijpen is. We raden daarom aan om een moedertaalspreker als notulist in het Engels te laten optreden. Neemt u de vergadering op? Dan kunt u uiteraard ook een externe deskundige inschakelen om de notulen te vertalen. SIGV Coöperatie brengt u bijvoorbeeld in contact met een vertaler Nederlands Engels die transcripties kan verzorgen. Ook kunt u bij ons terecht voor correctie of revisie van uw notulen in het Engels. Zowel voor Brits Engels en Amerikaans Engels kunt u bij ons terecht. Wij verzorgen namelijk tolken en vertalers in meer dan honderd talen. Bent u benieuwd wat de kosten voor een vertaler of tolk inhuren zijn? Neem dan gelijk contact met ons op via de website.