Een GDPR verwerkersovereenkomst opstallen in het Engels

In Europa bent u gebonden aan bescherming van de persoonsgegevens binnen uw onderneming. Een GDPR verwerkersovereenkomst in het Engels helpt daarbij.

Als bedrijf in Europa bent u gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG. In het Engels wordt dit GDPR genoemd, General Data Protection Regulation. Deze regelgeving is bedoeld om de privacy te waarborgen en persoonsgegevens te beschermen. Elk bedrijf dat persoonsgegevens verzamelt, krijgt hiermee te maken. U bent verplicht de gegevens veilig te bewaren en alleen te gebruiken als het nodig is. Bovendien moet u aan uw gebruikers laten weten wat u bewaart en hoe u met de gegevens omgaat. Ook uw zakelijke partners moeten goed met deze gegevens omgaan. Dat kunt u bijvoorbeeld regelen met een GDPR verwerkersovereenkomst in het Engels. Door deze te laten tekenen door uw partners, bijvoorbeeld een tolk, verklaren zij dat ze zich aan de regelgeving zullen houden.

Hoe zorg ik dat ik voldoe aan de AVG?

Bij de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u een stappenplan om te voldoen aan de AVG. Dit stappenplan kunt u uiteraard aanpassen aan uw eigen situatie en de gegevens die u in uw organisatie binnenkrijgt en bewaart. De GDPR gaat niet over bedrijfsgegevens, maar alleen over persoonsgegevens. Aan de hand van het stappenplan kunt u de AVG geleidelijk invoeren binnen uw onderneming. Ook kunt u een expert inhuren om een AVG te laten opstellen en u te helpen bij het invoeren van de AVG, zodat u zeker weet dat u aan de eisen voldoet.

De eerste stap

De eerste stap om aan de AVG regels te voldoen is bewustwording binnen de hele organisatie. Iedereen moet op de hoogte zijn van de regels en wat het voldoen aan de AVG allemaal inhoudt. Ook moet duidelijk zijn welke veranderingen in werkwijzen dit met zich mee zal brengen. In het stappenplan leest u ook welke veranderingen doorgevoerd moeten worden en hoe u dat doet. Een simpele AVG cookie consent pop-up op uw website is namelijk niet voldoende. Het invoeren van AVG kan veel tijd kosten in uw organisatie, zeker voor de IT-afdeling. Een duidelijke planning kan helpen. Dan weet elke medewerker waar hij of zij aan toe is en kunnen ze tijd inplannen wanneer dat nodig is.

Juridische documenten opstellen

De invoering van de AVG heeft ook invloed op de juridische documenten van uw organisatie. Misschien moet u de documenten aanpassen of heeft u nieuwe GDPR documenten nodig. U heeft bijvoorbeeld een document nodig, waarin u inventariseert welke persoonsgegevens worden bewaard en hoe deze worden bewaard. Uw algemene voorwaarden moeten uitgebreid en eventueel aangepast worden. Een cookie statement op de website vertelt de gebruiker welke cookies u plaatst en hoe ze gebruikt worden. Alle zakelijke partners die persoonsgegevens verwerken, moeten hiervoor een verwerkersovereenkomst AVG tekenen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld aan een tolk Turks of een ICT-partner. Als u samenwerkt met buitenlandse partners, moet u hiervoor een verwerkersovereenkomst AVG in het Engels hebben. Maar de verwerkingsovereenkomst GDPR is niet het enige document dat vertaald moet worden.

Vertaling voor de AVG

Al uw nieuwe juridische documenten moeten zorgvuldig vertaald worden. Als de vertaling niet aan de eisen voldoet, kan de impact daarvan groot zijn. Om uw GDPR verwerkersovereenkomst naar het Engels te vertalen gebruikt u daarom een gecertificeerde vertaler Nederlands Engels met een juridische achtergrond. Een verkeerde vertaling kan er namelijk voor zorgen dat u niet aan de regels voldoet en een boete krijgt. Bij ons worden vertalingen bovendien altijd gecontroleerd door een revisor. Deze kijkt niet alleen of de vertaling juist is, maar ook of de tekst juridisch klopt. Overigens is een AVG vertaling naar het Engels niet altijd voldoende. Als u zaken doet in Frankrijk, raden we aan om de AVG ook in het Frans te vertalen. Het zelfde geldt voor Duitsland. Duitse gebruikers vinden het niet prettig als uw documenten alleen in het Engels beschikbaar zijn. Ze lezen de documenten liever in het Duits. Voor deze vertalingen maakt u gebruik van een vertaalbureau Duits of een Frans vertaalbureau.

Hoe krijgt u alle AVG gerelateerde documenten op orde?

Om te voldoen aan de eisen die de AVG aan uw organisatie stelt, inventariseert u eerst al uw documenten. Dit doet u zelf of met behulp van een expert. U kijkt of de documenten aangepast moeten worden en of er documenten missen. Vervolgens vult u de documenten waar nodig aan met behulp van een jurist. Hou goed bij welke documenten u hebt laten aanpassen en welke documenten nieuw zijn. Deze documenten moet u namelijk laten vertalen door een professioneel en erkend vertaalbureau. Om de documenten goed bereikbaar te maken voor uw gebruikers maakt u op de website een aparte pagina aan met alle juridische documenten. U kunt deze per taal sorteren of per soort document. Op deze manier bent u transparant naar uw gebruikers en voldoet u aan de regelgeving van de AVG of GDPR.